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Phase 1 — Brief et faisabilité
Avant tout devis, verrouillez le pourquoi et le pour qui de l’événement.
- Objectif mesurable défini
- Jauge et profil participants
- Fourchette dates et ville
- Budget enveloppe validé en interne
- Contraintes (protocole, accessibilité)
Phase 2 — Lieu et prestataires
Sélectionnez le venue et les partenaires techniques sur critères écrits, pas au feeling.
- Visite technique lieu
- Devis comparables par poste
- Contrats et assurances
- Planning montage / exploitation / démontage
- Contacts jour J identifiés
Phase 3 — Production et communication
Alignez scénographie, technique et messages invités sur une même timeline.
- Plan de salle ou plan stand
- Brief sono / lumière / LED
- Impression PLV et signalétique
- Invitations et relances
- Run-of-show documenté
Phase 4 — Veille (J-1)
La veille consolide les détails qui font basculer un événement.
- Réunion générale équipes
- Tests micros et vidéo
- Charging badges / listes invités
- Kit urgence (scotch, piles, câbles)
- Confirmations restauration et navettes
Phase 5 — Jour J
Exécutez le run-of-show ; évitez les improvisations non prévues au brief.
- Accueil et registration
- Régie technique en continu
- Point mi-journée équipe
- Gestion imprévus via responsable unique
- Respect horaires protocole
Phase 6 — Post-événement
Capitalisez sur les learnings et clôturez administratif et financier.
- Démontage et état des lieux
- Collecte factures finales
- Enquête satisfaction participants
- Archivage photos / contenus
- Bilan interne objectifs vs réalisé
Questions fréquentes
Quand commencer la checklist ?
Dès l’idée projet : même une date indicative et un objectif permettent de bloquer lieux et prestataires clés.
La checklist change-t-elle pour un outdoor ?
Oui : ajoutez météo, structures, sol, accès engins, sanitaires et plan B intérieur.
Qui valide chaque phase ?
Un responsable projet côté client et un chef de production côté prestataire, avec signatures courtes sur les jalons critiques.
Services associés
- Organisation d'événements
De l'idée à la livraison : une organisation précise pour des événements réussis.
- Impression publicitaire
Des supports imprimés nets et impactants pour vos activations.
- Matériel événementiel & conférence
Le bon matériel, au bon endroit, au bon moment.
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